As Time Passes By

(Poster taken from http://flickr.com/photos/crobj/458930272/)

Tuesday and Wednesday this week, I attended an in-house training held at Crystal Crown, Kepong. Alhamdulillah, did not regret attending it since it was an interesting topic, fun and enjoyable sessions with great facilitator and tak pening kepala nak hadapi jem sebab buat di area outside KL. Also got to know new faces from IIUM.

It was called Situational Leadership. Bagaimana seorang pemimpin nak lead and deal with their followers/subordinates should be guided by the 4 types of leadership styles. Initially we were first reminded on the 2 extremes of being Autocratic and Democratic, where an autocratic leader practices non-participatory, always closely supervising his or her subordinates and will usually tell subordinates what, how, when, and where to do things. A democratic on the other hand is more participatory, accept inputs from subordinates, provide encouragement and support and loosely supervising his or her subordiantes.

So, where are you at? Do not get me wrong.   Whether one seems to be democratic or autocratic does not necessarily mean that the other extreme i.e autocratic is bad. A leader must actually match the role correctly, depending on the situations or people.  At times you can be a democratic, at other times, an autocratic.

So that we can comprehend and see things clearly and openly, we were always reminded to put ourselves as ‘the leader’, not as ‘the follower’. If not, we will always be looking at things like “ha….boss aku memang patut buat ni, dia tak patut buat tu..etc”. The objective is that WE need to get the knowledge to improve ourselves. So forget about your bosses or leaders, but focus on yourselves and how you can make it happen!

Then, Hersey and Blanchard’s Situational Leadership framework was introduced, emphasized, discussed and reviewed to the extend that each participant was able to present the framework in details to others. We were encouraged to share the knowledge to others especially to those that we lead so that we will always be doing things ‘consciously’. Selama ini kita ni banyak buat benda ’subconsciously’, thru the process of repetition.

Nak buat lebih faham, kami disuruh mengingati saat-saat first time kenal our ‘partner in life’ aka husband/wife lah. During that time, we were not actually being ourselves, since things that we did when with him/her were done consciously. We were not ourselves since we were trying to potray the best of ourselves.

Since people that we lead will always see if we ‘walk the talk’, then, by sharing all that we learnt to them, it will make ourselves more conscious on our leadership actions that they know we should be practicing on. This will eventually lead to ‘practice makes perfect’, where, when we correctly match the leadership styles according to situations and followers development level, then it will become a good habit to continue.

Tara…….!

Nampak macam senang ye…

So, Hersey and Blanchard have this 4 types of leadership styles, based on how low and high a leader directs (the x axis), and how low and high a leader support (y axis). With this we will have a four quadrant diagram (leceh sikit nak melukisnya di sini):

• Directing (or called S1). This type of leader gives direction more than support. This is good to apply to followers who are called D1. D1 has good commitment but low in terms of competency. For example, new staff to the organization, or staff starting working at a new place. A leader should ensure this staff knows what to do in terms of job skill. He or she is very excited to work.
• Coaching (or called S2). This gives high in both support and direction, but will usually let the staff do things themselves, with appropriate guide. Applies to followers who are called D2, who have some competencies in the job skill but have low commitment. Excitement is job is less, which may be contributed by many factors, i.e lack of confidence to do the work, etc.
• Supporting (or called S3), where this has low in directing but high in support. A leader need to do this to those followers of D3 who are actually very high in job competency but has low in commitment. Our facilitator gave an example of the ‘OTAI’, very knowledgeable in the job. Reason like no promotion for a long time has turn this staff into a D3. So, a leader need to give more support to this kind of followers. ‘Tepuk belakang’, nasihat, be in ‘their shoes’.
• Delegating (or called S4), not ‘dumping’ ye. This is low in both support and direction. Applies to followers who are very competent and have high commitments (D4). Kalau ada ramai macam this type of followers, senang banyaklah tugas seorang leader. Leader boleh fokus pada things yang lebih strategik, bukan pada managing the details, which is the tasks of a manager.

We did some games and tests. Sempat jugak exercise ikut lagu ‘The Chicken Dance’ (yang ada anak kecil maybe familiar with this exercise) bila participants nampak macam nak jadi resmi padi, makin berisi makin tunduk. Test like the Wilderness Survival taught us the meaning of group synergy. Then the Leadership Behaviour Analysis-Self test taught us to classify the different types of leadership styles(S1-S4) and matching them with the correct D1-D4 of the Followers Development Level. Memang sah! kami semua banyak yang punya tendency for being a S3- Supporting, walaupun ada jugak yang boleh dikira dengan jari yang D1 or directing (sah ramai lelaki yang begini).Ramai yang mengeluh sebab banyak betul yang kami ada mismatch of the leadership style.

Do not forget that, the styles do not only depends on the development level of the staff. At different times, a leader may apply a different style to the same staff. We must look at the situation too. At times, the staff is competent and committed to do something, at times, they will have problems , related to work, attitude, etc.

I know that all my friends in the 2 days training enjoyed themselves. Most importantly, we will remember what we learnt and hopefully IIUM is not putting the money into the drain.

Semua orang BOLEH!

• Leave a comment... (4)

Ustaz kata kalau nak kurangkan risiko nyanyuk, cuba amalkan yang berikut:

• Jangan bercakap perkara-perkara yang lagha
• Kalau ketawa, sederhana gelaknya. jangan sampai ketawa berjela-jela dan berdekah-dekah
• Jangan tidur selepas ‘Asar. Include also boleh mewarisi penyakit gila. Pasal tidur ni, Ustaz tambah, jangan jugak amalkan tidur selepas Subuh. Rezeki pun liat, lepas tu, boleh mewarisi penyakit angin ahmar.

• Leave a comment... (7)

SATU

Dhuha bila masuk ofis

Berjemaah dan tazkirah selepas Zuhr

Bukan Pak Imam, tapi sanggup talkinkan si mati baru-baru ini

Nasi bungkus untuk refreshment mesyuarat

Beliau adalah _ _ _ _ _

DUA

Sabtu lepas saya hadiri mesyuarat perlantikan jawatan-jawatan utama di masjid sebelah rumah.  Tak sabar nak attend sebab first time cuba nak tengok dari jarak dekat, walaupun list Things to do banyak jugak hari tu.

Saya dan suami juga tidak lepas peluang daftar diri kami supaya boleh mengundi. Teringat pulak masa pergi mengundi pilihanraya ke 12 dulu.  Masa saya sampai di kaunter pendaftaran, orang masih tak ramai. Anak kecil saya yang ikut sekali heran sebab Umi dapat sticker pulak. Ini untuk ensure yang ada sticker orange ni saja yang layak diundi or mengundi or jadi pencadang atau penyokong.

Sayang jugak tengok yang datang tu mostly samada yang nampak nak masuk usia pencen or baru pencen. Another category adalah adalah lingkungan 30an dan 40an yang represent mereka-mereka yang sudah berkeluarga atau ada anak2 yang masih kecil mungkin, yang dari zahir dapat dilihat aura mahukan perubahan institusi masjid. Boleh dihitung dengan jari untuk melihat yang muda trang-tang ala generasi Rakan Muda atau yang sewaktu dengannya.

Majllis itu dipengerusikan oleh wakil dari JAIS. Untung dapat pengerusi yang sebegitu. Suaranya jelas ditambah dengan bantuan mikropon. Telo pekat jawanya menghidupkan suasana, di tambah selang seli gurauannya.

Pengerusi mengingatkan kami supaya dapat membuat pemilihan yang betul dan sesuai dengan jawatan. kami juga diingatkan bahawa nama-nama yang kami pillih nanti hanyalah sebagai cadangan sahaja, di mana list nama-nama dan penjawat akan ditapis dahulu di bahagian daerah sebelum di bawa ke peringkat negeri. Memakan masa lama jugak, paling tidak sehingga Jun 2009 ini. Beliau juga memberi contoh kisah benar di mana ada sebuah masjid di negeri Selangor terpaksa melakukan solat Zuhr ketika hari Jumaat kerana Pak Imam tiada dan penyandang jawatan yang lain tidak mampu mengimamkan solat jumaat hari itu.

Majlis berakhir hampir mendekati 12.45 tengahari. Saya dan suami terpaksa berundur sebelum sempat join pemilihan pemeriksa kira-kira. Secara keseluruhannya, saya jangkakan masjid kami ini akan lebih ‘hidup’ dengan barisan yang telah dicadangkan pada hari itu, insyaAllah.

• Leave a comment... (2)

Entah macamana masa lunch di ofis bersama kawan-kawan di ITD, keluar cerita pasal Pokok Yahudi ni. Saya pun dah ter’confuse’. Jadi untuk mencari facts sebenar, sempatlah saya googled via ‘Pokok Yahudi’. Banyaklah jugak info tentang cerita ini. So, sayalah yang tersilap. Rupanya pokoknya pokok kategori ‘jahat’lah sebab pokok-pokok lain nanti akan beritahu umat Islam yang orang Yahudi ada bersembunyi di sebalik mereka, kecuali si Pokok Yahudi ni atau ada yang kata Pokok Gharqad. Cari sendiri atau layari sebahagiannya di sini.

Wallahu ‘alam.

Pokok Yahudi 1

Pokok Yahudi 2

Pokok Yahudi 3

Pokok Yahudi 4

• Leave a comment... (0)

One of my favourite topic:

A project scope that is too broad and grandiose can cause severe problems. Scope-creep and an overemphasis on technology for technology’s sake resulted in the bankruptcy of a large pharmaceutical firm, texas-based FoxMeyer Drug. In 1994, the CIO was pushing for a $65 million system to manage the company’s critical operations. He did not believe in keeping things simple, however. The company spent nearly $10 million on state-of-the-art hardware and software and contracted the management of the project to a prestigious (and expensive) consulting firm.

The project included building an $18 million robotic warehouse, which looked like something out of a science fiction movie, according to insiders. The scope of the project kept getting bigger and more impractical. The elaborate warehouse was not ready on time, and the new system generated erroneous orders that cost FoxMeyer Drug more than $15 million in unrecovered excess shipments. In July 1996, the company took a $34 million charge for its fourth fiscal quarter, and by August of that year, FoxMeyer Drug filed for bankruptcy.

Another major source of information technology project scope problems is lack of user involvement. At Grumman in the late 1980s, for example, an information technology project team became convinced that it could, and should, automate the review and approval process of government proposals. They implemented a powerful workflow system to manage the whole process. Unfortunately, the end users for the system were aerospace engineers who preferred to work in a more casual and ad hoc fashion. They dubbed the system “Naziware” and refused to use it. This example illustrates an information technology project that wasted millions of dollars developing a system that was not in touch with the way end users did their work.

Failing to follow good project management processes and use off-the-shelf software often results in scope problems. 21st Century Insurance Group in woodland Hills, California, paid Computer Sciences Corporation $100 million on a project to develop a system for managing business applications, including managing insurance policies, billing, claims, and customer service. After five years, the system was still in development and used to support less than 2 percent of the company’s business in 2002. Joshua Greenbaum, an analyst at Enterprise Applications Consulting, called the project a “huge disaster” and questioned the insurance company ability ‘to manage a process that is pretty well known these days…I’m surprised that there wasn’t some way to build what they needed using off-the-shelf components and lower their risk”.

** Taken from Information technology Project Management 3rd Edition by Kathy Schwalbe.

• Leave a comment... (1)

Kepala dah berdenyut - idea nak sambung paper policy sudah kering.

Satu reflection:

Kekadang terpacul soalan bodoh dari mulut saya.

Kenapalah ada orang sanggup buat perkara yang orang lain boleh nampak baik buruknya cara dan natijah perilaku mereka.Dengan Tuhan dan malaikat memang mereka dah tak takut dan segan.

Nak kata tak sembahyang, tiap kali azan, masih berduyun ke masjid atau sekurang-kurangnya solat sendiri di rumah atau pejabat.Jenis yang glamor, masa bersolat pun boleh satu dunia melihatnya.

Kalau yang memang tak solat tu, memang dah tak boleh nak kata apalah. Orang utara kata ‘ketegak’. Tak sedar di untung dan tidak tahu malu dan tidak tahu mengucap syukur pada Allah yang telah ciptakannya dan memberinya serba serbi cukup baik.

Boleh dikata perfect 5 rukun islammya. Semua dah sempurna.

Yang tak perfect tu tak payah cakaplah, especially bab tak solat. Macamana orang macam ni rasa ye bila anggota badan tak pernah disaluti air wuduk? Pernah tak rasa rimas dan serba tak kena bila waktu ‘datang bulan’ dan rasa segar bila dah boleh mengerjakan solat semula?

Apa sebenarnya yang mereka mahu ye? Kereta menjalar, jawatan cukup gah, tapi masih nampak rakus dan taksub. Dia orang ni tak ingat hari mati ke?Sanggup pulak tu jejakkan kaki ke tanah suci. tak pulak ‘terkena sumpahan’ dek perilaku yang keji. Ada orang mengingatkan, “umat Muhammad Allah dah janjikan balasannya di hari kemudian.”

Memang saya susah nak faham. Ada rumah yang comfortable untuk seisi keluarga berteduh. Ada kerja yang boleh menampung hidup seharian, punya keluarga yang aman damai. Apa lagi yang kita mahu? Mahu kumpul harta untuk seribu tahun lagi? Saya tidak kata banyak harta itu tidak penting. Tengok sajalah GAZA, Dhafur, dll. Siapa lagi yang patut memberi?

Entahlah….!

Macamana dia orang nak dapat bina keluarga dari benih yang elok ye? Bila waktu kerja diperhabis buat urusan peribadi, adanya macam biskut CHIPSMORE. Terhidu taktik kotor setengahnya bagai bauan najis kucing yang kekeringan dek panas mentari. Urusan duniawi masih perlukan pantauan dan monitoring dari orang lain. Macamana ye nak didik anak dan keluarga pada yang baik? Bak kata pepatah, bagai ketam mengajar anaknya berjalan betul.

Entahlah…..! Memang susah nak faham.

Ada satu ilmu dari cendiakawan sini jugak. Katanya, “Macamana nak beri gambaran pada pelajar kita tentang mati?” Masuk kelas, kemudian terus buat pengumuman, “We will have a mid-term exam today, now! Please close all books and notes! I am expecting that you have been reading thru all materials consistently.” Cuba ambil video expression masing-masing dalam kelas tu. Macam itulah agaknya bila malaikat datang pada kita dan kata, ‘Saat ini aku datang menjemput kau menemui Tuhanmu!”

Macamana rasanya? Sudah bersedia?

Al-fatihah untuk seorang warga pelajar kita yang kembali ke rahmatullah semalam petang. Tazkirah buat diri ini.

• Leave a comment... (1)

Hari ini genap 8 tahun usia Maryam Muhsinah. Anak yang melihat dunia ini pada tahun 2001 dengan bantuan Dr Lo’ Lo’ di Pusat Rawatan Kohilal di Taman Melawati. Lahirnya normal, tapi perlukan sedutan ‘vacuum’. Pagi ini terlupa pula untuk mengucapkan ‘Happy Birthday’ padanya. Sebenarnya kami dah buat sedikit advance  ‘celebration’ Sabtu baru ini bersama 2 lagi penyambut birthday di rumah neneknya.  tak sempat nak upload gambar terbaru, ini gambar tahun lepas bersama ‘Baba’ dan ‘Hanan’ teman setia menyambut birthday setiap tahun.

Maryam akan mengingatkan saya pada mula-mula saya bertugas di ITD kerana ketika diawal mengandungkannya saya telah berpindah ke ITD.  Tidak banyak alahan ketika itu, cuma tak tahan bau durian dan bau minyak wangi. Paling tension bila ada orang bawa durian ke ofis. Tuhan saja yang tahu macamana rasanya.

Maryam juga banyak mengingatkan saya tentang penglibatan saya untuk share knowledge yang ada, especially tentang sistem akademik kepada orang-orang baru di tempat baru. Juga bagaimana Nurulain a.ka. Ain dan saya berkerjasama untuk improve sistem kedatangan staff yang pada ketika itu hanya digunakan di ITD dengan ‘aksesori’ yang basic saja. Saya kagum dengan bakat Ain yang boleh menterjemahkan design sistem itu dengan pengaturcaraannya.

Tiap kali melalui Batu 8 berhampiran Masjid Zakaria, kami akan selalu mengingatkan anak-anak yang kami sekeluarga pernah menetap di salah sebuah rumah sewa di situ. Ia juga mengingatkan saya pada Maryam kerana ketika dalam pantang melahirkannya, rumah itu hampir dinaiki air. Juga ketika dalam pantang di rumah itu, kami kehilangan nenek di Singapura, dan arwah Kak Ani ketika menghadiri temuduga di IIUM.

Maryam juga mengingatkan saya pada Dr Mohd. Adam Suhaimi dan rakan-rakan yang lain yang sudi menziarahi Maryam dan saya ketika dalam pantang di Batu 8. Juga atas ingatan rakan-rakan di ITD yang menghulurkan bantuan apabila rumah kami dinaiki air banjir. Balik ke rumah dari habis bekerja, kebanyakan barang telah samada basah atau terapung di dalam rumah. Maryam masih bayi lagi ketika itu.

Ada orang kata rezeki Maryam juga murah. Dalam tahun yang sama saya melahirkannya, saya dinaikkan pangkat dari gred 41 ke 48, setelah sejak dari 1993 menyandang gred 41 sebagai juruanalisa sistem atau pegawai sistem maklumat.

Selamat Hari Lahir Yam Yam!

• Leave a comment... (3)

Hari ini saya ambil annual leave tapi sebelum pukul 8 dah sampai ke IIUM macam biasa. Biasalah, kekadang ada ‘personal things’ yang perlu dibuat yang lebih elok jika dilakukan dalam masa kita bercuti supaya rasa bersalah kerana menggunakan too much of office time untuk personal matters dapat dikurangkan.

Maka bermulalah satu lagi pengalaman sebagai pengguna bagi Jabatan Imigresen Malaysia di cawangan Wangsa Maju di Sri Rampai. Not wanting to disturb my beloved one with his work, so I took a cab there. Senang nak dapat taxi dan pemandunya pun ok. Turun saja dari taxi, rasa ‘besar’ gak diri bila terus disambut oleh seorang wanita India lagak bagai pemberita nak mewawancara exco-exco Perak pulak. Takut jugak ‘terkena’ apa-apa taktik kotor wanita ni. Ini first time saya ke kawasan ini. Rupa-rupanya wanita ini adalah ulat kedai gambar dan photocopy untuk pelanggan quite a few jabatan kerajaan lain yang ada di komplek tersebut. Since saya pun belum ambil gambar, maka ikut sajalah pelawaan wanita tersebut untuk ambil gambar di kedai yang hujung sekali, next to the next block which has a kedai makan (tak sure kedai mamak ke kedai biasa). For 4 pieces of photo untuk passport, saya bayar RM12. Jabatan Imigresen cuma nak guna 2 keping saja.

Oh ya, tujuan saya ke sana nak extend passport yang dalam masa 2 bulan lagi akan expire. This is important for me since kerap jugak ke seberang tambak Johor atas urusan keluarga. Saya masuk ke pejabat Imigresen nearly 9.30 am. Setelah selesai isi borang dan dapatkan nombor giliran, tunggu sekejap saja sebelum dipanggil semula untuk semakan dokumen. Malangnya saya diarah mengambil gambar semula kerana gambar tidak memenuhi ’spek’. Alamak, dah terbayang melayang lagi another RM12. Dah mula bengang kat kedai tadi. I actually decided to try other kedai before I thought of berpatah balik ke kedai gambar tadi. Alhamdulillah dia bagi free saja ambil gambar sekali lagi.

Because kes gambar ni, saya agak tertinggal sikit dalam queue. Bila sudah membuat bayaran, saya diberitahu untuk tunggu sejam sehingga passport baru saya siap. So, I took a book and started reading. Tak sempat nak selak 3 pages, plus sekejap sekejap melihat telatah orang keluar masuk, I got my new passport in less than one hour, dikira dari masa saya sampai hingga ambil the new passport at the last counter, plus the hassle to take the new picture. Dengan suasan nyaman pejabat yang ber’air-cond’ dan member di counter semua senyum, memang saya boleh beri 5-star to the service that I got today. Masa keluar dari pejabat tersebut, jam saya baru mencecah 10.30 pagi.

Dah settle on the way to catch a taxi to IIUM, saya ikut jalan lain disepanjang komplek tersebut. Sikit punya geram sebab kelihatan berderet kedai-kedai gambar yang offer the same service with lesser price, ada yang sampai lesser of RM4.

Sampai IIUM pada pukul 11 pagi (itu pun atas sebab lebih kurang 15 minit tunggu taxi nak balik IIUM), baru teringat nak selesaikan claim KWSP untuk tuition fee this semester. Alhamdulillah, disambut dengan senyum manis di kaunter dengan janji surat yang saya minta akan keluar hari Selasa depan. Oklah tu, masih acceptable.

Gotta stop now. Ada few personal things yang belum beres lagi.

Selamat bercuti! Banyak berdoa untuk yang tertindas di mana-mana di dunia ini.

• Leave a comment... (0)

Sudah lama tidak menulis, hari ini terpanggil untuk menulis sedikit berdasarkan scenario ‘internal’ dan ‘external’ yang berlaku sejak kebelakangan ini.

Tidak sempat untuk merujuk mana-mana kamus, samada manual atau online.

Tapi perkataan ‘cantas’ ini tidak biasa ada dalam penggunaan perbendaharaan kata saya. Seingat saya mungkin masa kecil-kecil dulu bila berbasikal ke sekolah agama di Batu Pahat dulu, kelihatan pokok-pokok di tepi jalan yang kerap ‘dicantas’ supaya kelihatan sekata tumbuhnya.

Walaubagaimanapun, sejak akhir-akhir ini perkataan ini mula kembali di ‘update’ dalam RAM fikiran saya, itu pun kerap susah nak menyebutnya kembali sebab jarang menggunakannya. Kemudian contoh-contoh hidup mula kelihatan di mana rupanya perkataan ini boleh juga digunakan untuk selain dari pokok-pokok di tepi jalan.

Dalam kesibukan kerja seharian sepanjang minggu ini, masih sempat memasang telinga dan mengenyitkan mata pada scenario semasa, di tempat kerja, di tanahair tercinta dan luar negara.Kagum dengan imej baru Obama di mana ada pegawainya terpaksa melepaskan jawatan tertentu dek lalai menjalankan kewajipan sebagai pembayar cukai.

Cukup terasa bahang suasana politiksemasa. Boleh terbayang laknat-laknat manusia teranaiya pada mereka yang bagai lalang dan menghampakan harapan orang lain. Manakan dapat saya gambarkan orang Melayu Islam yang entah apa arah tujuan hidupnya.

Mungkin elok sekali-sekala kita muhasabah diri. Arah mana tujuan kita? Ke mana akhirnya kita? Masih tidak faham mengapa setengahnya sanggup melakukan the ‘extreme’ untuk sampai ke kemuncak yang tidak tahu berapa lama kekalnya. Mungkin ada yang lupa, hidup ini umpama roda.  Tunggu sahajalah masa kita! Yang penting, buat ubat hati, bayangkanlah suasan gelap gulita di kuburan bertemankan ulat, ular , lipan dan lain-lain. Sungguh keras ego dan hatimu wahai manusia!

• Leave a comment... (0)